Тайм-менеджмент: как управлять своим временем руководителю проекта

Содержание:

Тайм-менеджмент – это один из самых необходимых навыков современного человека. Особенно, если вы руководитель проектов и вам важно сформировать качественную работу, да еще и уложиться во все дедлайны. В интернете можно найти множество материалов, статей и видео про тайм-менеджмент. Также сейчас популярна нон-фикшн литература на данную тематику. Мы предлагаем выжимку из всей доступной информации, которая будет максимально полезной и эффективной. К тому же, проверенной на собственном опыте.

Для того, чтобы организовать свое время, крайне важно уметь составлять план. Важен не план ради плана, а грамотное его построение.

Тайм-менеджмент: как управлять своим временем руководителю проекта

Пользуйтесь этими принципами, и ваш план будет работать на вас:

  • Точное постановление целей. Чем более конкретизирована задача, тем большая вероятность ее выполнения.
  • Техника декомпозиции. Важно разделить понятие цели и проекта с задачей. Следуя большой цели, разделяйте ее на несколько этапов достижения и задач на пути к ней. Например, при организации мероприятия, что является основной целью, разбиваем ее на подпункты (задачи). Определиться с локацией, пригласительными, кейтерингом, темой и т.д.
  • Принцип SMART. Суть подхода в постановке целей лежит в названии:
    — Specific (конкретика);
    — Measurable (измерение задачи);
    — Attainable (достижимость);
    — Relevant (актуальность);
    — Time-based (временной дедлайн).

Важно четко прописать пункты плана в удобном для вас формате. Это может быть ежедневник, лист бумаги, электронная заметка и другое. Визуализировав мысли, легче им следовать. Зачеркивая пункты, появляется азарт и мотивация выполнить все.

Еще один помощник – диаграмма Гранта

Диаграмма Гранта представляет собой календарь, куда можно вписывать все планы и задачи. Там же ставим дедлайны, важность, затраченное время и пр. Для многих именно этот способ планирования удобен.

С помощью списка to do (что сделать), легко формировать долгосрочные задачи. Тут уместно формировать крупные цели, задачи, требующие времени. Список можно периодически пополнять, расширять.

Тайм-менеджмент: как управлять своим временем руководителю проекта

Кроме того, можно составлять аналогичный список как на месяц, так и на год. Это отлично подойдет для личного планирования, для отдельного проекта или целого бизнеса. Важно ставить сроки выполнения, необходимые инструменты и пункты для выполнения этих задач.
Списки на каждый день помогают структурировать ежедневную рутину, расписать на неделю вперед по дням текущие задачи. Так вы точно ничего не забудете и будете знать, что конкретно нужно делать, не тратя время на дополнительный анализ дел каждый день.
Итак, чтобы сформировать работающий план:

  • Распишите ваши цели с помощью принципов SMART
  • Разделите каждую цель на задачи
  • Оформите визуально план способом, который вам наиболее удобен
  • Поставьте сроки выполнения

Приоритеты

Сформировав план, разберитесь с главными и второстепенными задачами. Предлагаем расставить пункты с помощью метода АБВГД.

Таким образом, ставим приоритеты от самых важных и срочных (А) до тех, которые терпят (Д).

Не выполнив задания из пункта А, не стоит переходить к другим. Еще раз: это самые важные задачи, с четкими и скорыми дедлайнами и степенью ответственности. Если их не выполнить, впоследствии можно получить некие санкции и лишения. В пределах этого пункта можно также распределять от А-1, А-2, до А-х, который будет последним. Это очередность самых важных среди важных.

Есть понятие “съесть слона по частям”, то есть распределить одно большое задание на части, или план дня/месяца/проекта на подпункты. Так вот, большую часть, или самую тяжелую/неприятную/затратную нужно делать сразу. Выполнив самое сложное, остальное будет даваться легче морально и быстрее.

Задачи из пункта Б являются вторыми по важности, то есть, их необходимо выполнить, но ответственность и последствия меньше. Важность пункта В идет также на порядок ниже предыдущего.

Пункт Г (или D) подразумевает делегирование. Эти задания не такие сложные, и их можно поручить сотруднику, партнеру, чтобы было время и силы для более приоритетных задач.

Пункт Д – это задачи наименее важные. Из раздела “хорошо бы выполнить”. Пусть остаются в запасном листе, либо же оцените их важность. Возможно, они вовсе не нужны.

Метод “Матрица Эйзенхауэра”

Метод “списали” с президента США Дуайта Эйзенхауэра. Он разделял собственные дела на 4 градации:

  1. Наиболее важные и срочные дела;
  2. Важные, но менее срочные;
  3. Срочные, но менее важные;
  4. Не важные и не срочные.

Задачи из первого пункта нужно выполнять самому и неотложно. Во втором пункте у вас не поджимает время, поэтому вы можете неспешно распланировать, делать расчеты и улучшать качество выполнения. Задачи из третьего пункта можно смело делегировать. А четвертый пункт можно и вовсе вычеркнуть. Благодаря такой приоритетности ничего не останется без внимания, а выполнение будет четким и структурированным.

Как выполнить план

Несмотря на то, какой качественный и действенный план, если ничего не предпринимать после, то он быстро провалится. Вот несколько принципов качественной работы в достижении цели:

  • Фокус на основе и на конкретном задании. Не рассеивайте свое внимание на несколько задач, ведь в итоге ничего хорошо не будет выполнено.
  • Смело делегируйте задачи. Не стоит волноваться и постоянно перепроверять человека. Многим знакома фраза “лучше я сам сделаю”, но так вы излишне загружаете себя, лишая сил на главное. При этом, делегировав какое-то задание, вы даете возможность кому-то помочь себе, а также позволяете сотрудникам, партнерам проявить себя в той или иной сфере (чаще всего это касается организаторских навыков, коммуникации и т.п.)
  • Уметь сказать “нет”. Расставляя приоритеты и концентрируясь на важном, вы отметаете ненужные и проходящие дела.
  • Блокирование шумов. Все отвлекающие факторы должны оказаться вне зоны внимания (уведомления телефона, звонки, разговоры и прочее).
  • Найдите точки, куда ваше время уходит впустую. Оцените каждый час вашего дня, наверняка, там будут задания, на которое вы бездумно тратите время, даже не понимая этого. Это соцсети, проверка почты и другие источники прокрастинации. Избавьтесь от них и получите время, которое можно потратить на важное.
  • Не беритесь за несколько задач сразу. Так вы теряете внимание и результативность. И появляется больше рисков ошибок, стресса и большей траты времени.

Отдых

Для того чтобы эффективней работать и получать высокие результаты, важно давать себе отдохнуть. Отдых должен быть качественным, чтобы ничего не отвлекало. Необходимо знать конкретно, когда вы работаете, а когда отдыхаете. При возможности, ваши коллеги и партнеры должны знать, когда вас можно беспокоить, а когда вы отдыхаете. Это только ваше время, при котором не занимайте мысли работой: ведь именно мозг должен очиститься от объемов информации и множества задач для перезагрузки.

Тайм-менеджмент: как управлять своим временем руководителю проекта

Почта должна быть структурированной

Большое количество сообщений в электронной почте сразу создает сложности при поиске нужного материала, а также создает “черную дыру” для времени. Выделите один раз время, чтобы распределить по папкам важные и неважные письма, отписаться от ненужных рассылок и рекламы, пометить маркировкой срочные письма и те, которые содержат нужную информацию. Также можно создать готовые шаблоны для исходящих писем, тем самым ускорив процессы.

Научитесь фильтровать данные, выделяя “зерно”, суть и бесполезные связные предложения, “воду”.

Работайте с учетом биоритмов. Проанализируйте свой день: когда вы более продуктивны и энергичны, а когда уже тянет на отдых и созидание. У каждого есть “золотые часы” работы. В это время лучше всего планировать наиболее важные задачи, встречи, звонки. Если же организм истощен, не “тяните” его по инерции, а дайте качественный отдых.

Создание места для работы – важный фактор. Место должно быть удобным, функциональным, минималистичным. Только важное под рукой, ничто не должно отвлекать внимание. То же касается и рабочего стола компьютера.

Тайм-менеджмент: как управлять своим временем руководителю проекта

Не стоит гнаться за безупречностью. Очень редко бывает, когда вы довольны результатом на 100%. Важно знать основу и делать все, что в ваших силах, не сравнивая себя с другими.

Четко разделяйте часы работы и отдыха (свое личное время, что вы тратите только на саморазвитие, отдых, семью, развлечения. Никакой работы и задач). Кроме того, четко распределяйте необходимое время на ту или иную задачу и сроки. Соблюдение дедлайнов дисциплинирует. Формируйте сроки с запасом. Дополнительное время – это гарантия спокойствия и защита от непредвиденных ситуаций. Также не затягивайте выполнение задачи до последнего: так вы избежите стресса и увеличите качество выполнения.

Метод “Помидора”

Он предусматривает следующее:

  • Составление плана задачи
  • Установка таймера на 25 минут
  • Работа в течение этого времени без перерыва
  • Затем отдых в течение 5 минут
  • Затем снова работа 25-30 минут
  • Отдых можно увеличить до 15-20 минут

Метод “Хронометраж”

Следите за собой 2-3 дня. Полностью записывайте все, что делали за день. По возможности, почасово-поминутно. Таким образом, вы обнаружите “слепые зоны”, куда уходит время впустую. Исключите эти задания. То, на что уходит много времени, можно попробовать улучшить, где-то автоматизировать, что-то отнять, что-то делегировать. А также появляется понимание, сколько сил и времени вы реально тратите на важные долгосрочные цели.

Доказано, что 90 минут – это максимальное время непрерывной концентрации человека на одном задании. Таким образом, нужно планировать отдых и разгрузку каждые полтора часа.

Время, которое идет в автономном режиме, можно потратить на что-то важное. Это дорога, ожидание в аэропорту/на вокзале, очереди и прочее.

Пробуйте разные методы и способы, создав для себя идеальную систему. Для этого важно постоянно анализировать, как тот или иной способ тайм-менеджмента повлиял на вашу жизнь.

Помните о мотивации

Разделяют положительную мотивацию, что подразумевает что-то хорошее за выполнение задания (долгожданная покупка, развлечение, премия и т.д.), и отрицательную (если задание не будет выполнено, я лишусь чего-то). Другими словами, метод кнута и пряника. Для каждого человека и конкретного задания он действует по-разному. Тем не менее, поощрение – важный элемент в достижении целей.

Тайм-менеджмент: как управлять своим временем руководителю проекта

Заключение

Подведем итоги, что нужно делать, чтобы точно распределить время достичь желаемого:

  • Формирование четкого плана с приоритетностью и разделением на подпункты;
  • Концентрация на важном;
  • Анализ собственного дня, биоритмов для лучшего построения работы;
  • Качественный отдых;
  • Удобное рабочее место;
  • Фильтр важного и второстепенного;
  • Организация действенной мотивации.

А для того, чтобы более глубоко изучить тайм-менеджмент и качественно улучшить свою работу, рекомендуем специализированные курсы от нашего колледжа DevEducation.

Присоединяйся к DevEducation — стань востребованным специалистом и построй карьеру в IT!